Super-administrateur — installation initiale

Avant de commencer

Ce guide s'adresse au super-administrateur d'un établissement qui vient d'être provisionné sur KLASSCI. Il décrit l'ordre dans lequel paramétrer la plateforme pour pouvoir démarrer les inscriptions de votre première année universitaire.

Comptez environ 2 à 3 heures pour un paramétrage complet, à condition d'avoir sous la main :

• la liste de vos filières avec leurs niveaux d'étude,
• la grille des frais de scolarité (ou au moins les frais d'inscription),
• la liste de votre personnel administratif et enseignant avec leurs adresses email,
• éventuellement les comptes parents si vous activez l'accès parental.

Étape 1 : créer l'année universitaire courante

L'année universitaire est la fondation de toute la plateforme : inscriptions, paiements, bulletins et résultats sont rattachés à une année donnée. C'est donc le tout premier objet à créer dans un nouveau tenant.

1.1 — Point de départ : votre tableau de bord

Une fois connecté en super-administrateur, vous arrivez sur le tableau de bord. L'année universitaire affichée en haut à droite (badge bleu 2025-2026) correspond à l'année courante de votre établissement.

1.2 — Ouvrir le module Années universitaires

Dans la sidebar gauche, ouvrez le menu Filières & Classes (section GESTION ACADÉMIQUE). Le sous-menu déroule quatre entrées : Filières, Classes, Niveaux d'études et Années universitaires.

Cliquez sur Années universitaires. La page liste toutes les années déjà créées avec leur statut. Si c'est votre tout premier paramétrage, le tableau est vide.

En haut à droite, cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle année universitaire.

1.3 — Remplir le formulaire de création

Renseignez les champs suivants :

• Nom (requis) — la convention recommandée est AAAA-AAAA, par exemple 2025-2026. C'est le libellé qui apparaîtra partout dans l'application (bulletins, exports, badges).
• Description (optionnel) — utile pour distinguer deux campagnes parallèles ou ajouter une note interne.
• Date de rentrée (requis) — premier jour officiel de la rentrée (typiquement début octobre en Côte d'Ivoire).
• Date de fin (requis) — dernier jour officiel, généralement la date du jury final.
• Année universitaire active — laissez activé. Une année inactive ne pourra plus être sélectionnée pour de nouvelles inscriptions (utile uniquement pour archiver une année passée).
• Définir comme année universitaire en cours — laissez désactivé pour le moment. Vous l'activerez à l'étape suivante via le bouton dédié sur la liste.

Cliquez sur Enregistrer l'année. Vous êtes redirigé vers la liste, qui contient maintenant votre nouvelle année avec le badge cyan ACTIVE.

1.4 — Marquer l'année comme courante

Sur la liste, chaque ligne expose une rangée d'actions : œil (consulter), crayon bleu (modifier), rond jaune avec coche (définir comme courante), poubelle rouge (supprimer).

Cliquez sur le bouton jaune de la ligne de l'année que vous venez de créer. Le badge passe de cyan ACTIVE à vert ANNÉE EN COURS, et la rangée se teinte en vert clair pour signaler le changement.

C'est terminé. À partir de cet instant, toutes les nouvelles inscriptions, paiements et bulletins sont rattachés à cette année par défaut.

À savoir sur les inscriptions et l'année

Dans KLASSCI, une classe n'est PAS attachée à une année universitaire — c'est l'inscription qui l'est. Cela signifie qu'une même classe (ex. : BTS Bâtiment 1ère année) peut accueillir des étudiants de plusieurs années universitaires successives sans devoir être recréée chaque rentrée.

Concrètement, lorsque vous filtrez les étudiants par classe, ce qui les sépare entre 2024-2025 et 2025-2026, c'est la annee_universitaire_id de leur inscription, pas la classe elle-même.

Étape 2 : configurer les filières

Une filière correspond à une discipline d'enseignement (Bâtiment, Informatique, Communication, Travaux Publics, etc.). C'est sur la filière que viennent ensuite se greffer les niveaux d'étude (BTS1, L1, M1…) et les classes.

2.1 — Ouvrir la liste des filières

Toujours dans le menu Filières & Classes de la sidebar, cliquez sur l'entrée Filières (juste au-dessus de Classes). La page liste toutes les filières existantes avec leur code, leur type, le nombre de niveaux et de matières rattachés.

En haut à droite, cliquez sur + Nouvelle Filière.

2.2 — Remplir le formulaire

Renseignez :

• Nom de la filière (requis) — BATIMENT, Communication & Marketing, INFORMATIQUE, TRAVAUX PUBLICS. Évitez les abréviations : c'est ce libellé qui apparaît partout dans l'application.
• Code (requis) — un code court unique (BTP, INFO, TP, GES-COM). Sert d'identifiant technique et de préfixe dans certains exports.
• Description (optionnel) — un paragraphe qui décrit la filière. Affiché dans la fiche détaillée et utile pour les futurs guides étudiants.
• Filière active — laissez activé. Une filière inactive est masquée des listes d'inscription mais ses données restent intactes.

2.3 — Cas particulier : tronc commun

Si votre filière démarre par un ou plusieurs semestres communs avant de se spécialiser (typiquement Génie Civil → Bâtiment / Travaux Publics au S2), activez le toggle Cette filière est un tronc commun dans la section dédiée.

Pour les filières de spécialisation qui dépendent d'un tronc commun, c'est l'inverse : laissez le toggle désactivé, mais sélectionnez la filière tronc commun parente dans le dropdown Filière parent (Tronc Commun). Vous devez donc créer le tronc commun en premier, puis ses spécialisations.

Cliquez sur Créer la filière. Vous êtes redirigé vers la liste, qui contient maintenant votre nouvelle filière avec le badge ACTIVE. Répétez l'opération pour chacune de vos filières.

Étape 3 : créer les niveaux d'étude

Le niveau d'étude désigne la position dans le cursus (BTS 1ère année, BTS 2e année, Licence 1, Licence 2, Master 1, etc.). C'est ici que se fait la distinction entre les systèmes BTS (cycle court) et LMD (Licence-Master-Doctorat).

3.1 — Ouvrir la liste des niveaux

Toujours dans la sidebar Filières & Classes, cliquez sur Niveaux d'études. La page expose un mini-tableau de bord avec quatre KPIs (total niveaux, niveaux actifs, total classes, total matières) puis la liste détaillée.

En haut à droite, cliquez sur + Nouveau Niveau.

3.2 — Remplir le formulaire

Renseignez :

• Nom du niveau (requis) — par exemple BTS Première Année ou Licence 1. C'est le libellé court qui apparaît dans les sélecteurs et les bulletins.
• Code du niveau (requis) — code court unique (BTS1, L1, M2). Doit être stable dans le temps : c'est lui qui permet aux exports et imports de retrouver le niveau.
• Type de formation (dropdown) — BTS, Licence, Master, Doctorat. C'est ce champ qui détermine si le niveau suit le système BTS (semestres simples) ou LMD (UE / ECUE / crédits ECTS).
• Année d'étude (dropdown) — la position dans le cursus (1ère année, 2ème année, 3ème année…). Sert au calcul de la progression académique de l'étudiant.
• Libellé complet (optionnel) — la version longue, par exemple Brevet de Technicien Supérieur - Première Année. Utilisé dans certains documents officiels (attestations, bulletins formels).
• Description (optionnel) — un paragraphe libre pour le détail interne.
• Niveau actif — laissez coché. Un niveau inactif disparaît des dropdowns d'inscription mais les classes existantes continuent de fonctionner.

Faites défiler vers le bas du formulaire et cliquez sur Créer le niveau.

Répétez pour chaque niveau de votre offre. À titre d'exemple, voici une grille typique pour un établissement qui propose à la fois BTS et LMD :

Étape 4 : créer les classes

Une classe est un groupe d'étudiants qui partagent la même filière, le même niveau d'étude et la même année universitaire. C'est l'objet le plus utilisé au quotidien : c'est à lui que sont rattachés les inscriptions, les emplois du temps, les notes, les présences et les bulletins.

4.1 — Ouvrir la page Classes

Toujours dans la sidebar Filières & Classes, cliquez sur Classes. La page s'ouvre sur un grand bandeau bleu qui résume l'état des classes pour l'année en cours :

• nombre total de classes actives,
• nombre d'étudiants inscrits sur l'ensemble des classes,
• places totales et utilisées,
• taux d'occupation global.

Sous le bandeau, vous disposez d'un moteur de recherche, de quatre filtres (filière, niveau, statut, capacité) et d'un bouton Exporter pour générer un CSV. Chaque classe est représentée par une carte qui expose en un coup d'œil sa filière, son niveau, ses inscrits et son taux de remplissage.

En haut à droite, deux boutons :

• Sync BTS/LMD — re-calcule le système académique de chaque classe à partir de son niveau d'études (Licence / Master / Doctorat → LMD, sinon → BTS). À utiliser si une classe se retrouve sur le mauvais cycle après une modification manuelle de niveau ou une migration de données.
• + Nouvelle classe — ouvre la modale de création.

4.2 — Remplir la modale de création

Cliquez sur + Nouvelle classe. Un formulaire modal s'ouvre par-dessus la liste sans recharger la page.

Renseignez :

• Nom de la classe (requis) — par exemple 1ère année BTS Génie Civil Option Bâtiment. C'est le libellé qui apparaît dans les listes de classes, les bulletins et les imports/exports.
• Code (requis) — code court unique au sein de l'année (1BTS-GC-BAT, B2-COM, INFO-BTS-1A). Sert d'identifiant technique stable.
• Filière (requis) — sélectionnez dans la liste créée à l'étape 2.
• Niveau d'études (requis) — sélectionnez dans la liste créée à l'étape 3.
• Année universitaire (requis) — pré-remplie avec l'année courante mais modifiable, utile pour préparer la rentrée suivante en avance.
• Système académique — non saisissable. Déterminé automatiquement par le niveau d'études (un niveau Licence/Master/Doctorat → LMD ; sinon → BTS).
• Capacité maximale (requis) — par défaut 30. C'est la borne haute des inscriptions sur cette classe ; au-delà le système bloque les nouvelles entrées et la carte affiche un badge complet.
• Classe active — laissez activé. Une classe inactive disparaît des sélecteurs d'inscription mais conserve toutes ses données.
• Description (optionnel) — un paragraphe libre pour préciser un contexte (option, mention spéciale, restriction d'accès…).

Cliquez sur Enregistrer la classe. La modale se ferme et la grille s'actualise immédiatement avec votre nouvelle carte.

4.3 — Le menu d'actions sur chaque carte

Sur chaque carte, le bouton trois points en haut à droite ouvre un menu contextuel.

Les actions disponibles :

• Gérer les matières — affecte les matières (BTS) ou les UE/ECUE (LMD) à la classe avec leurs coefficients et volumes horaires. Vous y reviendrez à l'étape 5.
• Liste d'appel — ouvre la fiche de présence de la classe pour la séance la plus récente.
• Liste complète — exporte la liste des étudiants inscrits avec leurs informations administratives.
• Modifier — réouvre la modale de l'étape 4.2 pour ajuster nom, capacité, description, etc.
• Archivage — bascule la classe dans le dossier d'archives en fin d'année. Le bouton est désactivé tant que la classe est rattachée à une année courante.

Étape 5 : configurer les matières

Une matière est une unité d'enseignement (Mathématiques, Anglais, Algorithmique, Marketing digital…). Dans KLASSCI, chaque matière vit dans un catalogue central et se voit ensuite associée à un ou plusieurs couples (filière × niveau) — ce qu'on appelle une liaison. Une même matière peut donc être enseignée dans plusieurs filières avec des intensités différentes.

5.1 — Ouvrir le module Matières

Dans la sidebar, repérez la section ENSEIGNEMENT et cliquez sur Matières.

La page s'ouvre sur un bandeau bleu de stats (total matières, actives, avec liaisons, volume horaire cumulé) puis la liste détaillée du catalogue.

Chaque ligne expose le code, le nom, le coefficient par défaut, le volume horaire, le nombre de liaisons (badges BTP 1A, BH123 LIN456, etc., qui désignent un couple filière × niveau) et le statut. La barre de filtres (filière, niveau, statut) facilite la recherche dès que le catalogue dépasse une dizaine d'entrées.

En haut à droite, cliquez sur + Nouvelle matière.

5.2 — Identifier la matière

Le formulaire est divisé en deux colonnes : à gauche l'identité, à droite le grand sélecteur de liaisons.

Renseignez la colonne Identité de la matière :

• Code de la matière (optionnel) — laissez vide pour qu'il soit généré automatiquement à partir du nom (MATH, ALG, MKT-DIG). Vous pouvez aussi imposer le vôtre si vous avez une convention interne.
• Nom complet (requis) — par exemple Mathématiques appliquées, Algorithmique, Marketing digital. C'est le libellé qui s'affiche partout.
• Type de formation (requis) — par défaut Formation générale. Sert à la classification interne (formation continue, fondamentale, transversale, etc.).
• Couleur de la matière (color picker) — utilisée pour représenter la matière dans l'emploi du temps. Choisissez une couleur facilement distinguable des autres matières du même niveau.
• Description (optionnel) — texte libre pour préciser le contenu pédagogique ou l'historique.
• Matière active — laissez activé. Une matière inactive disparaît des emplois du temps et des évaluations à venir, mais ses notes passées restent intactes.

5.3 — Sélectionner les liaisons (filière × niveau)

C'est le cœur du système. Dans la colonne Liaisons Filières & Niveaux, chaque carte représente une filière (BATIMENT, Communication & Marketing, Gestion Commerciale, Travaux Publics, Informatique…) et liste tous ses niveaux d'étude sous forme de checkboxes.

Cliquez sur les niveaux où la matière doit être enseignée. Chaque clic active la liaison et incrémente le compteur « n sélection » en haut à droite. Le bouton Tout sélectionner d'une carte permet de cocher d'un coup tous les niveaux de la filière (utile pour une matière transversale comme Anglais ou Mathématiques).

Cliquez sur Enregistrer la matière. Vous êtes redirigé vers la liste, où la nouvelle entrée apparaît avec ses badges de liaison.

5.4 — Cas du système LMD : structurer en UE + ECUE

Pour les niveaux Licence / Master / Doctorat, le formulaire matière de l'étape 5.2 ne suffit pas. Le LMD impose une hiérarchie en deux étages — l'UE (Unité d'Enseignement) regroupe plusieurs ECUE (Éléments Constitutifs d'Unité d'Enseignement, qui sont les vraies matières que suit l'étudiant) — avec un total de crédits ECTS par UE.

Cette structure se construit dans la section SYSTÈME LMD de la sidebar.

5.4.1 — Créer une UE

Dans la sidebar, cliquez sur Unités d'Enseignement sous LMD.

Le bandeau bleu résume le catalogue LMD (nombre d'UE, d'ECUE rattachés, total des crédits ECTS distribués). En haut à droite, + Nouvelle UE ouvre la modale de création.

Renseignez :

• Intitulé (requis) — par exemple Technologie de construction, Mathématiques fondamentales. C'est le libellé qui apparaît sur le bulletin.
• Code (requis) — un code court unique au sein du parcours (UE:BTCB1, UE-MATH01).
• Crédits ECTS (requis) — total des crédits que vaut l'UE entière (typiquement 3, 6, 9 ou 12). Sera réparti entre les ECUE à l'étape suivante.
• Type UE (requis) — Fondamentale (cœur du cursus), Découverte (transversale), Optionnelle, Transversale. Le type ne change pas le calcul, juste la classification visuelle.
• Description (optionnel) — texte libre.

Cliquez sur Enregistrer. L'UE apparaît dans la liste avec 0 ECUE.

5.4.2 — Ajouter des ECUE à l'UE

Sur la liste des UE, chaque ligne expose une rangée d'actions colorées.

De gauche à droite : ▶ déplier la liste des ECUE, ➕ vert ajouter un ECUE, 🔗 bleu lier l'UE à des parcours, ✏️ modifier l'UE, 🗑️ supprimer.

Cliquez sur le bouton vert ➕ pour ouvrir la modale d'ajout d'ECUE.

En haut, la jauge Crédits de l'UE 0 / 3 se remplit au fur et à mesure que vous ajoutez des ECUE — vous saurez d'un coup d'œil si vous avez bien atteint le total de l'UE (ici 3 crédits).

Deux onglets :

• + Créer un ECUE — crée un ECUE complètement nouveau. Champs :
  • Nom (Résistance des Matériaux, Mécanique appliquée)
  • Code (RDM101, MEC-A2)
  • Coefficient (par défaut 1) — poids de l'ECUE dans la moyenne de l'UE.
  • Crédits (par défaut 2) — part des crédits de l'UE attribuée à cet ECUE. La somme des crédits de tous les ECUE doit égaler le total de l'UE.
  • Ordre (par défaut 0) — ordre d'affichage dans le bulletin.
• 🔗 Lier un existant — réutilise un ECUE déjà créé dans une autre UE (un même ECUE peut appartenir à plusieurs UE avec des valeurs différentes).

Cliquez sur Créer l'ECUE (bouton vert). L'ECUE est rattaché à l'UE et la jauge de crédits s'incrémente. Répétez jusqu'à atteindre le total de l'UE.

5.4.3 — Lier l'UE à un ou plusieurs parcours

Une UE seule ne sert à rien tant qu'elle n'est pas accrochée à un parcours et à un semestre — c'est ce qui la rend visible aux étudiants. Sur la ligne UE, cliquez sur le bouton 🔗 (chaîne bleue).

Cochez les parcours où l'UE doit apparaître, puis cliquez sur les semestres applicables sur chaque ligne. Cliquez sur Enregistrer.

Si la modale affiche « Aucun parcours trouvé » comme dans la capture, c'est qu'aucun parcours n'a été créé. Allez d'abord dans LMD → Domaines & Parcours pour en créer un, puis revenez sur la liste des UE pour faire la liaison.

Étape 6 : configurer les frais

Le paramétrage financier vit dans le module Comptabilité. Le profil cible est le comptable de l'établissement, mais le super-administrateur a aussi tous les droits — pratique pour boucler le setup initial avant l'arrivée de l'équipe finance.

L'architecture des frais repose sur trois objets :

1. Catégorie de frais — le catalogue (Frais de scolarité, Inscription, Cantine, Transport…) avec une décision binaire : obligatoire (chaque étudiant inscrit doit la payer) ou optionnel (l'étudiant choisit s'il souscrit ou non).
2. Configuration par classe — pour chaque catégorie obligatoire, vous saisissez les montants exacts pour chaque combinaison filière × niveau (le système ivoirien sépare en plus les étudiants AFFECTÉS / RÉAFFECTÉS / NON AFFECTÉS au sens MESRS).
3. Formules optionnelles avec assignations — pour les catégories optionnelles, vous créez des formules (ex : Repas complet, Plat de résistance) et vous ciblez les étudiants éligibles (tout le monde, par filière, par niveau ou par classe précise).

6.1 — Le module Comptabilité dans la sidebar

Dans la sidebar, repérez la section GESTION FINANCIÈRE puis ouvrez le dropdown Comptabilité.

Cinq entrées au total. Pour le paramétrage initial, seules les deux premières comptent : Gestion des Frais (le catalogue) et Configuration Frais (la matrice par classe). Les trois autres (Liste des Paiements, Suivi par Catégorie, Relances) servent à l'usage quotidien du comptable.

6.2 — Vue d'ensemble : Gestion des Frais

Cliquez sur Gestion des Frais. La page vous donne en un écran l'état complet du catalogue.

Le bandeau bleu expose 4 indicateurs (total catégories, frais obligatoires, services optionnels, catégories actives) et trois actions globales en haut à droite :

• 🌐 Services Optionnels — raccourci direct vers la gestion des formules optionnelles (étape 6.5)
• ⚙️ Configuration par Classe — raccourci vers la matrice des montants obligatoires (étape 6.4)
• + Nouvelle catégorie — le bouton qu'on utilise tout de suite

Sous le bandeau, trois onglets séparent visuellement :

• Frais Académiques — frais d'inscription et de scolarité, obligatoires selon la filière et le niveau
• Services Optionnels — services à la carte (cantine, transport, hébergement)
• Frais Administratifs — papiers, attestations, dossiers spéciaux

Chaque carte de catégorie expose son statut de configuration (« Configuré par classe » avec un compteur 3/28 quand la matrice n'est pas finie, « Service configuré » pour un service optionnel actif), un badge OBLIGATOIRE ou SERVICE GLOBAL, et trois boutons d'action : œil (consulter), crayon (modifier la catégorie), 🎓 ou 🌐 (raccourci vers la configuration métier — par classe pour obligatoire, formules pour optionnel).

6.3 — Créer une catégorie de frais

Cliquez sur + Nouvelle catégorie. Le formulaire s'ouvre en pleine page, divisé en quatre sections.

Informations principales

• Nom de la catégorie (requis) — Frais de scolarité, Cantine, Transport. Apparaît dans les bulletins, les exports et l'espace étudiant.
• Code unique (requis) — automatiquement converti en MAJUSCULES (SCOLARITE, CANTINE, TRANSPORT). Sert d'identifiant technique stable utilisé dans les imports/exports et les commandes artisan.
• Description détaillée (optionnel) — un paragraphe libre.

Configuration financière

• Montant par défaut (FCFA) (requis) — montant indicatif. Sera affiné par classe (étape 6.4) pour les frais obligatoires ou par formule (étape 6.5) pour les optionnels.
• Délai de paiement (jours, défaut 30) — combien de jours après l'inscription avant que l'étudiant soit considéré en retard. Au-delà, le module Relances l'identifiera comme débiteur.

Personnalisation visuelle

• Icône (classe FontAwesome) — par exemple fas fa-money-bill, fas fa-utensils, fas fa-bus. Apparaît dans les dashboards et les cartes.
• Couleur thématique — pour distinguer visuellement les catégories.

Configuration avancée — la décision la plus importante

Une seule case à cocher mais elle change tout :

• Frais obligatoire coché — tout étudiant inscrit doit le payer, indépendamment de son choix. Un montant doit être configuré pour CHAQUE classe (filière × niveau), sinon les étudiants de cette classe ne se verront rien facturer. C'est l'étape 6.4 qui rentre en jeu.
• Frais obligatoire décoché — la catégorie devient un service optionnel. Vous ne configurez plus de montants par classe ; à la place vous définissez des formules (étape 6.5) que les étudiants éligibles pourront choisir de souscrire ou non.

Les exemples préremplis en bas du formulaire (Transport avec variants par arrêt, Cantine avec variants par menu, etc.) sont là pour vous donner une idée de la granularité courante. Cliquez Créer la catégorie. Vous revenez à la liste avec votre nouvelle entrée.

6.4 — Configurer les montants obligatoires (matrice par classe)

Pour chaque catégorie marquée obligatoire, le système attend un montant pour chaque classe. Trois entrées vers la page matricielle :

1. Bouton ⚙️ Configuration par Classe dans le header de la page Gestion des Frais
2. Bouton 🎓 sur la carte d'une catégorie obligatoire (raccourci direct)
3. Sidebar → Comptabilité → Configuration Frais

La page Configuration des Frais par Classe

La page affiche toutes les classes de l'établissement sous forme de cartes (28 ici). Chaque carte expose :

• Nom complet de la classe (BATIMENT - BTS 1ere ANNEE, Communication & Marketing - Licence 1ère année…)
• Filière et niveau d'études en breadcrumb
• Nombre d'étudiants déjà inscrits
• Compteur OBLIGATOIRES (par exemple 2/2 = tous configurés, 0/2 = rien fait) et OPTIONNELS (info seulement, pas de saisie ici)
• Pourcentage de remplissage et badge Complet (vert) ou Non configuré (rouge)
• Bouton bleu Configurer les Frais

Les classes en 100% Complet (bordure verte) sont prêtes ; celles en 0% Non configuré (bordure rouge) demandent encore une saisie.

Cliquez sur Configurer les Frais d'une classe non encore complète.

Le modal de saisie : le système MESRS ivoirien

Le modal liste tous les frais obligatoires que vous avez créés à l'étape 6.3, et pour chacun, vous saisissez trois montants correspondant au statut d'affectation gouvernementale de l'étudiant :

• AFFECTÉS — étudiants affectés par le MESRS, avec subvention étatique possible
• RÉAFFECTÉS — étudiants dont la subvention est maintenue après une réaffectation
• NON AFFECTÉS — étudiants payant le tarif complet, sans subvention

Trois boutons Copier Affectés / Copier Réaffectés / Copier Non Aff. permettent de dupliquer un montant vers les deux autres colonnes en un clic — pratique quand votre établissement n'accueille pas de bourses MESRS et facture le même tarif à tous.

Le champ Échéance (jours après inscription) override le délai par défaut de la catégorie pour CETTE classe seulement. Laissez vide pour utiliser le défaut.

Cliquez Enregistrer. Le modal se ferme et la carte de la classe se met à jour : compteur 1/2 ou 2/2, pourcentage recalculé, badge qui passe au vert quand tout est rempli.

6.5 — Configurer les frais optionnels (services à la carte)

Pour les catégories non obligatoires (cantine, transport, activités…), le paramétrage suit un autre modèle : vous définissez des formules dans la catégorie, puis vous assignez chaque formule aux étudiants éligibles.

Deux entrées :

1. Bouton 🌐 Services Optionnels dans le header de Gestion des Frais
2. Bouton + Frais Optionnels dans le header de Configuration des Frais par Classe

La page Frais Optionnels

Chaque catégorie optionnelle s'affiche comme une section avec sa liste de FORMULES DISPONIBLES. Dans l'exemple, la catégorie CANTINE expose 4 formules avec leurs prix annuels en F CFA. Chaque ligne de formule a trois boutons à droite : ✏️ modifier, 👥 assigner, 🗑 supprimer.

Ajouter une formule

En bas de chaque catégorie, le bouton + Ajouter une formule déroule un mini-formulaire inline avec trois champs : Nom de la formule (Arrêt Centre-ville, Repas complet), Montant (F CFA) annuel, Description (optionnel). Cliquez sur + Ajouter à droite pour valider.

Cibler les étudiants éligibles avec les Assignations

Une formule sans assignation n'est proposée à personne. Cliquez sur le bouton 👥 (icône people, au milieu des trois boutons d'action) sur la ligne de la formule.

Le modal Assignations propose quatre types ciblage, du plus ouvert au plus restrictif :

• Tous les étudiants — la formule est proposée à tout le monde, sans filtre.
• Par filière — restriction à une ou plusieurs filières (BATIMENT, Communication & Marketing, INFORMATIQUE…).
• Par niveau — restriction par niveau (BTS 1ere ANNEE, BTS 2e année, Licence 1ère année, Licence 2ème année).
• Par classe — combinaison filière + niveau (la plus restrictive). Cocher BATIMENT + BTS 1ere ANNEE = uniquement les étudiants inscrits dans cette classe précise.

À chaque type sélectionné, des chips apparaissent pour cocher les valeurs voulues. La zone ASSIGNATIONS ACTUELLES au bas du modal liste les chips déjà actives — chaque chip a un × pour la retirer individuellement.

Trois boutons en bas du modal :

• 🗑 Tout supprimer — vide toutes les assignations (la formule devient invisible aux étudiants).
• × Fermer — annule sans sauver.
• 💾 Sauvegarder — persiste les changements.

Étape 7 : créer les comptes du personnel

Allez dans Personnel → Vue unifiée et utilisez le bouton « + Nouveau personnel ». Choisissez le rôle (coordinateur, enseignant, secrétaire, comptable, caissier, service technique, super-administrateur).

Pour chaque membre, KLASSCI génère automatiquement :

• un username au format prenom.nom (déduplication automatique en cas de collision)
• un mot de passe initial sécurisé (envoyé par email ou affiché dans une modale immédiate)
• un email d'activation contenant le lien de première connexion

À la première connexion, le membre est forcé à changer son mot de passe. Les mots de passe expirent au bout de 6 mois avec une alerte 1 mois avant.

Étape 8 : valider la configuration et lancer

Avant de communiquer l'URL aux étudiants, faites une dernière vérification :

1. Connectez-vous avec le compte super-administrateur sur l'URL de votre établissement (https://votre-ecole.klassci.com).
2. Vérifiez que la sidebar affiche bien tous les modules attendus.
3. Créez un étudiant test (Étudiants → Nouvel étudiant) et inscrivez-le dans une classe.
4. Vérifiez que la situation financière de cet étudiant test affiche les frais attendus.
5. Connectez-vous avec un compte enseignant test et vérifiez que la saisie des notes fonctionne.

Vous êtes prêt. Communiquez l'URL et les identifiants à votre équipe administrative et démarrez les inscriptions.

Que faire ensuite

• Pour la gestion quotidienne des inscriptions, lisez le guide Secrétaire — gérer les inscriptions.
• Pour comprendre les statuts d'inscription et le workflow de validation, le même guide les détaille.
• Pour toute question, l'équipe support répond sous 24h ouvrées à contact@klassci.com.

Bon démarrage avec KLASSCI.