Délibération de jury LMD : procédure et PV

Deux fois par an, un établissement supérieur réunit une dizaine de personnes autour d'un tableau de notes et sort de la salle avec des décisions qui engagent la scolarité de centaines d'étudiants. C'est le moment le plus lourd de conséquences de l'année, et celui que chaque établissement réinvente — parce qu'il n'existe presque rien à copier. Cherchez le mot « jury » dans la directive UEMOA qui fonde le LMD : il n'y figure pas une fois. Dans le décret sénégalais sur la licence, pas davantage.

Voici la séquence complète — préparation, séance, procès-verbal, affichage, recours — avec à chaque étape le texte qui porte la règle, et, à défaut, ce qu'il vous revient d'écrire.

Où sont écrites les règles de la délibération ?

Presque nulle part au niveau régional, et massivement dans votre règlement intérieur.

La directive n°03/2007/CM/UEMOA ne contient aucune occurrence des mots « jury », « délibération », « procès-verbal », « proclamation », « examen », ni même « note » — nous avons vérifié son texte intégral, qui fait moins de 5 600 caractères. Le décret sénégalais n°2012-1114, souvent tenu pour le texte le plus précis de la sous-région sur la validation, n'en contient pas davantage ; il renvoie à l'établissement, à son article 23 : « Les modalités de contrôle des connaissances sont arrêtées par les établissements. »

Le manuel LMD du CAMES nomme le jury sans le procédurer : « Les diplômes sont délivrés par les chefs d'établissement sur proposition conforme des jurys. » Surtout, il exige que le dossier d'habilitation décrive l'« organisation des jurys d'examens », et que les modalités de contrôle des connaissances soient « publiées, après approbation du conseil d'administration » et connues « au début de l'année ».

Le CAMES ne vous dit donc pas comment délibérer : il vous demande d'avoir écrit comment vous délibérez. La règle que vous appliquez est celle que vous avez écrite ; si vous ne l'avez pas écrite, vous n'en avez pas.

Qui compose un jury, et que veut dire « souverain » ?

La Côte d'Ivoire est l'un des rares cas explicites de la sous-région : l'arrêté du 13 décembre 2011 portant organisation du Master consacre son chapitre V aux jurys et en distingue trois — le jury de validation du semestre (art. 27), désigné chaque semestre par le Directeur d'UFR et « constitué des responsables d'UE » ; le jury de diplôme (art. 28), proposé par le Conseil scientifique, qui « délibère souverainement à partir de l'ensemble des résultats obtenus par les candidats » ; le jury de soutenance (art. 26).

Dans les trois cas, le président « est responsable de la cohérence et du bon déroulement de l'ensemble du processus » et « de l'établissement des procès-verbaux ». Souverain ne veut dire ni arbitraire, ni solitaire : chez Euromed Université, au Sénégal, le jury accorde des points « après discussion et décision collégiale », mais « le président du jury ne peut à lui seul modifier ou prendre une décision ».

Deux chartes sénégalaises donnent deux compositions différentes, toutes deux régulières. À l'Université Alioune Diop de Bambey, « les jurys sont constitués par voie d'arrêté nominatif pour chaque formation », leur « composition est rendue publique », et « pour un même diplôme, il doit y avoir un jury unique [...], mais avec les mêmes membres ». Chez Euromed, le jury réunit « l'ensemble des enseignants ayant participé aux enseignements du semestre » et « est présidé par l'enseignant le plus ancien dans le grade le plus élevé ».

Quel quorum faut-il, et qui le fixe ?

Aucun texte régional ne fixe de quorum. Le seul que nous ayons trouvé vient d'une charte d'établissement, et il est bas : à Bambey, « aucun jury ne peut valablement délibérer sans la présence d'au moins deux notateurs. Aucun jury ne peut comporter moins de trois (3) notateurs ». Trois membres dans la composition, deux présents pour siéger.

Vous décidez donc seul. Quatre points à trancher dans le règlement intérieur, avant la session et non pendant : le nombre minimum de membres présents pour siéger ; le sort des UE dont l'enseignant est absent — représentation, ou report du cas ; le mode de décision en cas de désaccord — consensus, majorité simple, voix prépondérante ; et ce qui se passe si le quorum n'est pas atteint, sous quel délai la séance reprend. Ce dernier point est celui qu'on omet, et c'est celui qui bloque une session le jour où il manque un membre.

Que faut-il avoir verrouillé avant d'ouvrir la séance ?

Une délibération se joue à 80 % dans la semaine qui la précède. La charte d'Euromed contient la meilleure liste de préparation que nous ayons lue, et elle en charge le service de la scolarité, pas le jury :

• détacher des copies les zones d'identification et poser un numéro d'anonymat sur chacune ;
• remettre les copies anonymes aux correcteurs « en mentionnant sur l'enveloppe la date prévue pour la délibération » ;
• élaborer un procès-verbal provisoire comportant la liste anonyme des étudiants ;
• convoquer les membres, puis assurer le secrétariat en séance et « répondre à toutes les questions de conformité des notes entre le PV et les relevés fournis par les enseignants » ;
• lever l'anonymat à la fin de la délibération, pas avant.

Deux garde-fous, empruntés à Bambey. Une note non délibérée n'existe pas juridiquement, puisque « seule la délibération du jury est créatrice de droits et est susceptible d'être contestée ». Et « la perte ou la destruction des copies oblige à organiser [de nouveau] les épreuves concernées » — ce qui fait de la conservation des copies jusqu'à l'expiration du délai de réclamation une obligation, pas une précaution. Vérifiez enfin que la somme des crédits de chaque semestre vaut exactement 30.

Comment se déroule la séance ?

La séance n'est pas publique — « en séance non publique, le jury délibère souverainement » (Bambey). Le déroulé qui suit n'est prescrit par aucun texte ; il agrège l'ordre implicite des chartes citées.

1. Constatation du quorum et émargement. La première ligne du PV.
2. Rappel des règles applicables : seuil, compensation intra-UE et intra-semestre, note plancher, arrondi. L'arrêté ivoirien Licence renvoie ce seuil au règlement pédagogique de l'offre, en suggérant une valeur « généralement inférieure à 05/20 pour des UE considérées comme essentielle[s] ».
3. Contrôle de cohérence : UE incomplètes, absences, notes manquantes ; puis harmonisation, si votre règlement la prévoit.
4. Revue des cas individuels, en commençant par les dossiers proches du seuil.
5. Prononcé des décisions, puis levée de l'anonymat, édition et signature du PV.

Un repère de charge, public : le 22 mars 2024, l'Université Thomas Sankara a délibéré une promotion de licence 1 de 3 376 étudiants « de manière classique et simultanément sur la plateforme afin de comparer les résultats ». Cette double passe ne se fait qu'une fois, mais c'est la bonne façon de quitter un tableur.

Peut-on relever une note en séance ?

Oui dans certains établissements, non dans d'autres. C'est le point où l'usage a devancé les textes, et où l'écrit vous protège.

L'harmonisation (ou péréquation) corrige un écart de notation entre correcteurs ou entre groupes, avant l'examen des cas individuels : elle s'applique à une population. Bambey en tire une conséquence — « les notes provisoires avant péréquation [sont] considérées comme des documents inachevés non communicables ».

Les points de jury — « points de repêchage » chez Euromed — sont attribués à un étudiant précis pour franchir un seuil. Aucun texte UEMOA, CAMES ou national que nous avons lu ne les autorise ni ne les interdit ; le seul encadrement trouvé est celui d'Euromed : décision collégiale, jamais du président seul.

Si vous les pratiquez, quatre règles à écrire : le plafond, le déclencheur — à partir de quel écart au seuil le jury ouvre le dossier —, l'égalité de traitement entre dossiers comparables, et la traçabilité : les points doivent figurer au PV comme ligne distincte de la note d'origine. C'est la plus négligée : une moyenne relevée sans trace est indistinguable d'une erreur de saisie.

Quelles décisions prononcer, et comment les formuler ?

Le vocabulaire compte : il sera recopié dans le relevé de notes, l'attestation et le supplément au diplôme. À la Faculté des sciences et techniques de l'UCAD, où « le jury délibère et publie les résultats semestriels », trois décisions sont possibles.

Les conditions du passage conditionnel divergent nettement. L'UCAD pose deux conditions cumulatives : valider un semestre et obtenir au moins 12 crédits dans le semestre non validé. Bambey raisonne en pourcentage — « au moins 70 % des 60 crédits » de l'année précédente. Le CAMES est plus large : la poursuite des études « est de droit pour tout apprenant à qui ne manque au maximum que la validation d'un seul semestre de son cursus ». Trois logiques, trois résultats sur le même dossier : vérifiez laquelle s'applique chez vous.

Que doit contenir le procès-verbal, et qui le signe ?

Le PV n'est pas le compte rendu de la séance : c'est l'acte qui crée les droits. Les textes convergent sur quatre exigences.

Il est établi sous la responsabilité du président. Arrêté ivoirien Master, article 28 : « Le procès-verbal de délibération est élaboré sous la responsabilité du Président du jury et signé par l'ensemble des membres du jury. » Euromed précise : signé par le président « et contresigné par tous les autres membres ».

Il est daté, signé, déposé : le président et les membres « devront dater et signer le procès-verbal qui sera remis au service de la scolarité » (Bambey).

Il ne se corrige pas librement : aucune modification ne peut y être portée « par quiconque [...], sauf en cas d'erreur matérielle [...] dûment constaté[e] par le président de jury ».

Il s'archive en plusieurs exemplaires. Euromed affiche « un exemplaire signé du PV » et archive « les autres exemplaires signés [...] pour prévenir toute contestation ultérieure ». Aucun texte régional ne fixe de durée de conservation : la durée utile est celle pendant laquelle vous devrez encore produire un relevé de notes ou un supplément au diplôme — toute la vie du diplômé.

Euromed est la seule source consultée qui énumère les rubriques du PV définitif : « la liste nominative des étudiants, leurs numéros d'anonymat, les notes obtenues, les crédits capitalisés, les UE non validé[e]s et le résultat final ».

Comment afficher les résultats, et quels recours l'étudiant a-t-il ?

C'est la partie la plus contentieuse, et celle où les délais divergent le plus.

La proclamation. À Bambey, l'affichage porte sur l'admission ou l'ajournement « sans que les notes soient mentionnées » et « devra intervenir au plus tard 24 ou 48 heures après la délibération du jury » ; Euromed affiche au contraire un exemplaire signé du PV. L'arrêté ivoirien ajoute une obligation que peu de règlements reprennent : « le jury est tenu de communiquer les notes aux apprenants ».

La consultation des copies. Trois délais pour la même opération, dans trois textes de la même sous-région : « un délai raisonnable (2 semaines) » en Côte d'Ivoire (arrêté Master, art. 29), « un délai d'une semaine » à Bambey, « 72 heures au maximum après la proclamation des résultats » chez Euromed. Autant dire que la règle vous appartient.

La réclamation. À Bambey, elle « doit être adressée par écrit au président du jury [...] dans le délai de 15 jours ». La même charte pose la limite de compétence du jury : « Après avoir délibéré [...], le jury a épuisé sa compétence et ne peut légalement procéder à un second examen des mérites des candidats, sauf en cas d'erreur matérielle ou d'omission » — auquel cas il « peut être convoqué pour procéder à une nouvelle délibération dans sa formation complète ». Euromed détaille cette reprise : l'enseignant apporte « tous les justificatifs du changement de note », tous signent un nouveau PV, affiché et archivé avec l'ancien. On n'efface pas un PV, on en superpose un second.

Bambey impose enfin une mention sur la liste des résultats : « si vous estimez que cette décision est illégale, vous pouvez la contester dans un délai de deux (2) mois, par un recours administratif auprès du président de jury ou du Directeur de l'UFR ». Ce délai relève du droit administratif national : vérifiez celui de votre pays.

Un modèle de procès-verbal de délibération

Le modèle ci-dessous agrège les rubriques exigées ou pratiquées par les textes cités. Recopiez-le, retirez ce qui ne s'applique pas chez vous, et faites-le valider avant la première session par l'instance qui approuve vos modalités de contrôle des connaissances.

PROCÈS-VERBAL DE DÉLIBÉRATION
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1. IDENTIFICATION
   Établissement / UFR ............ ..................................
   Domaine / Mention / Parcours ... ..................................
   Niveau et semestre ............. ..................................
   Année académique ............... ..................................
   Session ........................ normale / rattrapage
   Numéro de PV ................... ..................................
   Date, heure et lieu de séance .. ..................................

2. COMPOSITION ET QUORUM
   Acte de nomination du jury ..... référence et date
   Président ...................... nom, grade, qualité
   Membres présents ............... nom, grade, UE ou ECUE représenté
   Membres absents excusés ........ nom, motif
   Quorum requis / atteint ........ ....... / .......

3. RÈGLES APPLIQUÉES
   Seuil de validation d'une UE ... ...... / 20
   Compensation intra-UE .......... oui / non
   Compensation intra-semestre .... oui / non
   Note plancher .................. ...... / 20, ou néant
   Règle d'arrondi ................ ..................................
   Points de jury autorisés ....... oui, plafond ...... / non
   Référence du règlement applicable ................................

4. EFFECTIFS
   Inscrits ....... Présents ....... Absents ....... Copies .......

5. HARMONISATION (le cas échéant)
   UE ou ECUE concernés ........... ..................................
   Nature de l'ajustement et motif  ..................................

6. RÉSULTATS INDIVIDUELS
   Une ligne par étudiant :
   Matricule | Nom et prénoms | N° d'anonymat | Moyenne de chaque UE |
   Crédits capitalisés | UE non validées | Points de jury accordés |
   Moyenne du semestre | Décision

7. DÉCISIONS PRONONCÉES
   Admis ....... Ajournés ....... Autorisés à poursuivre .......
   Cas suspendus (discipline) ....... Total .......

8. OBSERVATIONS ET CAS PARTICULIERS
   dossiers examinés individuellement, motifs, réserves d'un membre

9. VOIES ET DÉLAIS DE RECOURS COMMUNIQUÉS AUX ÉTUDIANTS
   Consultation des copies ........ délai de ......
   Réclamation écrite ............. délai de ......, adressée à ......
   Recours administratif .......... délai de ......, adressé à ......

10. SIGNATURES
    Le président du jury ......... date et signature
    Les membres du jury .......... nom, date et signature de chacun

11. DIFFUSION ET ARCHIVAGE
    Exemplaire affiché ........... le ......
    Exemplaires archivés ......... nombre ......, lieu ......

La rubrique 3 n'est pas décorative : c'est elle qui permet, deux ans plus tard, de reconstituer sous quelle règle un dossier a été jugé. Et la rubrique 5 doit rester vide si vous n'avez pas harmonisé — une rubrique vide est une information, une rubrique absente est un doute.

Ce que cela implique pour un logiciel de scolarité

Une délibération se prépare sur un tableau, mais ne se tient pas sur un tableur. Un système doit savoir geler les notes à une date, porter un numéro d'anonymat distinct du matricule, appliquer un seuil, une compensation et un arrondi paramétrables, distinguer la moyenne calculée des points accordés par le jury, produire un PV signable et en conserver les versions. Et surtout retrouver, des années plus tard, sous quelle règle un dossier a été délibéré — l'exigence qui condamne le tableur, lequel n'encode qu'une version de la règle à la fois.

KLASSCI gère le LMD en parallèle du BTS dans un même établissement : hiérarchie UE et ECUE, crédits par semestre, moyennes et crédits validés, bulletins et export PDF ; son vocabulaire est détaillé dans les concepts essentiels. Le reste — quorum, plafond de points de jury, délai de réclamation — relève de votre règlement intérieur : un logiciel doit vous permettre de l'écrire une fois et de l'appliquer partout, pas décider à votre place.

Note sur les sources

Toutes les citations proviennent des documents liés en tête d'article, consultés directement ; l'absence des mots « jury » et « délibération » dans la directive UEMOA de 2007 et dans le décret sénégalais n°2012-1114 a été vérifiée sur le texte intégral de chacun.

Trois réserves. Les arrêtés ivoiriens du 13 décembre 2011 sont des fac-similés dont la couche de texte comporte des coquilles ; le fichier de l'arrêté Licence saute par ailleurs des articles 24 à 31 — le chapitre sur les jurys y manque, si bien que les dispositions citées viennent du seul arrêté Master. Les chartes d'établissement (Bambey 2013, UCAD 2022, Euromed) illustrent ce qu'un établissement écrit lorsqu'il écrit, non des règles opposables ailleurs. Enfin, nous n'avons trouvé aucun texte public organisant la délibération au Mali, au Niger, au Togo ou au Bénin.

Pour aller plus loin

• Le système LMD UEMOA : crédits, UE et ECUE — d'où viennent le seuil de 10 sur 20 et la compensation
• KLASSCI Université — la gestion LMD et BTS dans un même établissement
• Concepts essentiels — filière, niveau, classe, UE, ECUE, bulletin